Internet et tous les outils de communication actuels nous rendent beaucoup de services, mais si ils ne sont pas maitrisés, il peuvent rapidement desservir la réalisation de vos projets les plus importants.
Avec les emails que l’on reçoit, les coups de téléphone, les différentes notifications de réseaux sociaux et autres applications mobiles, de plus en plus de gens travaillent de façon réactive plutôt que proactive.
Ils passent plus de temps à répondre aux emails, à traiter les demandes soi-disant urgentes, et à faire de l’administratif, qu’à réellement travailler sur les projets qui comptent vraiment pour eux, et qui à long terme pourraient changer leur vie.
Travail proactif Vs travail réactif
Marc arrive au bureau à neuf heures. A peine arrivé, il consulte ses emails. Déjà plus d’une dizaine de messages à traiter !
A peine a-t-il le temps de scanner rapidement les intitulés de ses mails, que son téléphone sonne. C’est un de ses collaborateurs qui lui demande dans l’urgence de lui envoyer un compte rendu d’une réunion de la veille.
Il raccroche, et cette fois c’est sa secrétaire qui entre dans son bureau. Elle lui rappelle qu’il à un déjeuner important à midi, et lui dépose son courrier.
Il est dix heures, et Marc se lance dans la rédaction du rapport urgent. Une heure plus tard, le rapport est terminé, il commence à répondre à ses mails. Et sa secrétaire entre à nouveau dans son bureau : « Monsieur, il est midi moins le quart, il faudrait que vous partiez maintenant pour ne pas être en retard à votre déjeuner ».
Jean arrive au bureau à neuf heures. Il passe voir sa secrétaire et lui indique qu’il est occupé jusqu’à 10h30. Il rentre dans son bureau, et prend soin de fermer la porte à clé derrière lui. Il met son téléphone en mode « ne pas déranger » puis s’installe sur sa chaise. Il sort de sa poche son carnet sur lequel la veille il a noté les taches importantes qu’il avait à faire aujourd’hui. Il allume son ordinateur, et se met à écrire le plan du cinquième article de son livre.
A 10h30, Jean à terminé la tache la plus importante qu’il avait à faire aujourd’hui. Il réactive son téléphone, consulte ses emails, et ouvre la porte de son bureau pour indiquer à sa secrétaire qu’elle peut maintenant l’interrompre si besoin.
Dans mon premier exemple, Marc travaille de façon réactive. Il privilégie l’urgent à l’important.
Le problème c’est qu’en choisissant l’urgent plutôt que l’important, ce qu’il choisit réellement ce sont les priorités des autres a la place des siennes.
Mon second exemple, Jean, privilégie le travail important. Il fait passer ses priorités avant celles des autres. Il travaille de façon proactive.
Si vous travaillez de façon proactive, c’est vous qui décidez de votre agenda. Si vous travaillez de façon réactive, ce sont les autres qui en décident pour vous.
Il est beaucoup plus facile de travailler de façon réactive. Mais il est beaucoup plus efficace de travailler de façon proactive.
Et si vous voulez mener à bien les projets qui vous tiennent vraiment à coeur, quels qu’ils soient, vous n’avez pas le choix : vous allez devoir apprendre à travailler de façon proactive.
Alors, si vous vous reconnaissez dans l’exemple de Marc, et que vous comprenez les avantages à travailler comme Jean, voici ce que vous devriez faire dès aujourd’hui :
- Définir ce qui est important pour vous : La première chose à faire, et celle qui est aussi la plus importante, c’est de définir quel est le projet qui compte vraiment pour vous. Sans objectif clair et précis, vous n’arriverez jamais nulle part. Commencez donc par écrire noir sur blanc le projet que vous voulez mener à bien. Par exemple : Lancer mon business photo au premier janvier 2016. Plus votre objectif sera clair et précis, plus il sera facile à atteindre.
- Faire un plan : La deuxième chose à faire est de créer un plan pour arriver à atteindre votre objectif. Voici la question à laquelle vous devez répondre : Quelles sont les étapes qui me permettront d’aller de là où je suis aujourd’hui, à la réalisation de mon objectif principal à la date que je me suis fixé ? Notez ces étapes noir sur blanc quelque part. De préférence un petit carnet, que vous pouvez garder toujours sur vous. Plus votre plan sera détaillé, mieux se sera (sans tomber dans l’excès non plus). Votre plan sera certainement amené à évoluer par la suite, mais il vous servira toujours de base.
- Planifier un créneau pour travailler sur votre projet : La réalisation de votre objectif principal doit passer avant tout : avant les emails, le téléphone, etc. Vous devez donc planifier un créneau pour votre travail important, et éviter toutes les interruptions pendant cette plage horaire (notifications sur votre téléphone ou ordinateur, personnes qui entrent dans votre bureau, etc.). Le plus facile et le plus efficace est de bloquer une heure par jour, toujours à la même heure. Une sorte de routine s’installera, et vous prendrez ainsi plus facilement l’habitude de travailler sur votre projet à ce moment là. Choisissez une heure ou vous êtes en général plein d’énergie et très motivé. Et une heure ou vous pouvez facilement vous isoler. Pour beaucoup, ce sera tôt le matin, après un bon petit déjeuner, et avant que le reste du monde ne commence à travailler.
- Planifiez le vraiment : Votre rendez-vous quotidien avec votre projet principal doit devenir sacré. Marquez le sur votre agenda. Ne prenez jamais un rendez-vous à ce moment là. Ajoutez des rappels ou des alarmes sur votre téléphone pour ne pas l’oublier. Il pourra vous arriver de rater votre rendez-vous avec votre projet principal. Il y a toujours des imprévus. Vous pouvez le rater une fois. Mais quoi qu’il arrive, ne le ratez jamais deux fois d’affilé. Il vous serait alors beaucoup plus difficile de vous y remettre.
- Modifier votre environnement pour le respecter facilement : Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devez modifier votre environnement pour vous mettre au travail le plus facilement possible. Par exemple, si vous avez décidé de faire du sport le matin, préparez la veille au soir vos vêtements. Vous aurez une excuse en moins le lendemain. Expliquez à vos collègues que vous ne devez pas être dérangé pendant ce créneau, pour éviter les interruptions. Collez des posters motivants au dessus de votre bureau, pour vous aider à rester motivé. Plus votre environnement vous aidera à limiter les interruptions, à vous motiver, et à rester concentré sur votre objectif, plus il vous sera facile de l’atteindre.
- Avancez à votre rythme, mais toujours dans la même direction : Si vous avez du mal à trouver le temps, ce n’est pas grave. 10 minutes par jour valent mieux que rien du tout ! Le tout est de toujours avancer dans la même direction. Gardez en tête votre objectif et le plan que vous avez mis en place pour l’atteindre. Si vous faites un pas par jour toujours dans la même direction, au bout de trente jours vous serez beaucoup plus loin de votre point de départ qu’une personne qui fait trente pas par jour, mais jamais dans la même direction !
Suivez ces quelques conseils, et je peux vous assurer que d’ici quelques mois, votre vie ne sera plus la même qu’aujourd’hui !
Un dernier conseil : n’attendez-pas. Prenez tout de suite un morceau de papier, et pendant une demi heure, là, maintenant, tout de suite, écrivez noir sur blanc votre objectif principal, et les prémisses du plan pour l’atteindre. Si vous attendez, vous ne le ferez jamais. Go !